CHECK IN SỰ KIỆN BẰNG QR CODE

Trong mỗi sự kiện, việc tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ và thuận lợi cho việc quảng bá là chìa khóa để giữ chân khách mời. Một trong những yếu tố quan trọng nhất để đạt được điều này là quá trình check-in tại cửa ra vào. Hiện nay, giải pháp check-in sự kiện bằng QR code không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra một trải nghiệm độc đáo, nâng tầm thương hiệu sự kiện. Hãy cùng khám phá chi tiết hơn về lợi ích và cách triển khai giải pháp này:

CHECK IN SỰ KIỆN BẰNG QR CODE LÀ GÌ?

Check in sự kiện là quá trình đánh dấu sự hiện diện của người tham gia tại một sự kiện cụ thể. Thường được thực hiện tại cổng vào hoặc khu vực đăng ký, quá trình check in giúp tổ chức kiểm soát số lượng và danh sách người tham gia, cũng như cung cấp thông tin chính xác về đối tượng tham dự sự kiện.

Các phương pháp check in có thể thay đổi, từ việc sử dụng danh sách thủ công, quét mã vạch, đến ứng dụng di động hoặc thiết bị công nghệ như máy quét QR code. Mục tiêu của quá trình check in là đảm bảo rằng mỗi người tham gia đã được xác nhận và ghi nhận, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động và quản lý sự kiện.

SỰ KHÁC NHAU: CHECK IN SỰ KIỆN TRUYỀN THỐNG VÀ BẰNG QR CODE

Check in sự kiện truyền thống và check in bằng QR code đều là các phương pháp quan trọng nhằm kiểm soát và ghi nhận sự hiện diện của người tham gia tại một sự kiện. Tuy nhiên, có những sự khác biệt quan trọng giữa hai phương thức này:

1. Phương Tiện Sử Dụng:

Check In Truyền Thống: Thường sử dụng danh sách giấy hoặc máy tính để kiểm tra tên của khách mời khi họ đến sự kiện. Người quản lý thường kiểm tra thông tin theo tên và tick vào danh sách.
Check In Bằng QR Code: Sử dụng công nghệ mã QR code để mã hóa thông tin cá nhân của người tham gia. Việc quét mã QR code giúp tự động xác nhận và ghi nhận sự hiện diện một cách nhanh chóng.

2. Tốc Độ và Hiệu Quả:

Check In Truyền Thống: Có thể mất thời gian hơn do cần tìm kiếm tên trong danh sách và thủ công đánh dấu.
Check In Bằng QR Code: Nhanh chóng và chính xác, giảm thời gian kiểm tra và tăng hiệu suất.

3. Rủi Ro Sai Sót:

Check In Truyền Thống: Có khả năng phát sinh sai sót do việc nhập liệu tên hoặc mất sót người tham gia.
Check In Bằng QR Code: Giảm thiểu sai sót do quá trình tự động hóa.

4. Bảo Mật:

Check In Truyền Thống: Dễ bị mất mát hoặc lộ thông tin khi sử dụng danh sách giấy.
Check In Bằng QR Code: Thông tin được mã hóa trong mã QR code, tăng cường bảo mật và quản lý thông tin cá nhân.

5. Trải Nghiệm Người Dùng:

Check In Truyền Thống: Có thể tạo cảm giác chậm trễ và phiền phức cho người tham gia.
Check In Bằng QR Code: Mang lại trải nghiệm nhanh chóng và hiện đại, làm tăng sự hài lòng của người tham gia.

Tóm lại, việc sử dụng QR code trong quá trình check in sự kiện không chỉ tăng cường hiệu suất mà còn cải thiện trải nghiệm của người tham gia và nâng cao tính bảo mật của thông tin.

TIỆN ÍCH KHI SỬ DỤNG MÁY QUÉT QR CODE BẰNG PHẦN MỀM CHECK IN CỦA BIGLEAD TẠI SỰ KIỆN

- Thư Mời Hiện Đại và Tiện Ích: Thư mời được gửi qua email cá nhân, đảm bảo đến đúng người và đúng thời điểm. Ngoài ra, có khả năng thêm lời nhắc chuyên nghiệp để tối ưu hóa trải nghiệm khách mời.

- Bảo Mật và An Toàn: Thông tin được gửi trực tiếp vào hộp thư cá nhân - Email, giảm nguy cơ lạc lõng hoặc bị xâm phạm. Điều này tăng cường độ an toàn cho dữ liệu cá nhân.

- Check In Hiệu Quả: Việc check in chỉ cần một quét QR code, diễn ra nhanh chóng trong vòng một giây, không tạo ra thời gian chờ đợi, đặc biệt là khi có đông người tham gia.

- Dễ dàng mang theo: Mã QR code được gửi qua email cá nhân, giúp khách mời dễ dàng tích hợp vào điện thoại thông minh mà không cần mang theo thư mời in giấy. Người tham gia cũng có thể chụp lại mã QR code để tiện lợi cho quá trình check in.

- Cập Nhập Thông Tin Nhanh Chóng: Khách hàng mới có thể dễ dàng cập nhật thông tin của mình tại quầy hỗ trợ kỹ thuật. Mã QR code mới có thể được cấp ngay lập tức, giúp họ tham gia các chương trình tiếp theo của sự kiện mà không gặp trở ngại.

CÔNG NGHỆ CHECK IN KHÁCH MỜI BẰNG QR CODE MANG ĐẾN SỰ HIỆU QUẢ CHO BAN TỔ CHỨC

- Tối ưu chi phí và hiệu quả gửi thư mời: Không cần sử dụng thiệp mời in giấy giúp tiết kiệm chi phí về vật liệu và in ấn. Thư mời được gửi trực tiếp qua email, loại bỏ cả lo ngại về việc thất lạc hoặc chi phí gửi thư truyền thống.

- Tiết kiệm thời gian, tạo ấn tượng ban đầu với khách mời: Quá trình check in với mã QR code giúp tiết kiệm thời gian vì không cần ghi chép hay tìm kiếm thủ công. Người tham gia nhanh chóng được kiểm tra và chuyển vào sự kiện mà không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm đầu tiên của họ.

- Ghi nhận chính xác thời gian khách đến: Phần mềm check in sự kiện không chỉ giúp quản lý danh sách một cách chính xác mà còn ghi lại đồng thời thời gian khi khách mời thực hiện check in. Điều này cung cấp thông tin hữu ích về thời điểm và tần suất tham gia sự kiện.

- Tránh gian lận trong việc tham dự: Mỗi mã QR code chỉ được gửi đến một email cụ thể, giảm nguy cơ giả mạo và tái sử dụng thư mời. Mã đã được check in không thể tái sử dụng, giúp loại bỏ tình huống gian lận.

- Tiết kiệm chi phí nhân sự: Với quy trình tự động hóa qua mã QR code, số lượng nhân viên cần thiết ở quầy check in giảm đi đáng kể, giúp tiết kiệm chi phí nhân sự mà vẫn duy trì sự thuận tiện cho khách mời.

- Báo cáo chi tiết hậu sự kiện: Báo cáo chi tiết sau sự kiện chủ yếu là công cụ quan trọng để đánh giá hiệu suất. Nó giúp kiểm tra số lượng khách mời tham dự, đo lường sự thành công của sự kiện dựa trên mức độ tham gia.

- Chăm sóc chi tiết hậu sự kiện: Báo cáo chi tiết không chỉ cung cấp dữ liệu về lượng khách mời tham dự mà còn giúp chăm sóc khách hàng một cách chính xác. Thông tin này có thể được sử dụng để gửi thông báo hậu sự kiện, lời cảm ơn, hoặc các thông điệp quảng cáo tiếp theo.

- Xuất File check-in chi tiết: Phần mềm check in sự kiện cung cấp tính năng xuất file chi tiết về quá trình check in. Điều này giúp quản lý sự kiện kiểm tra và đối chiếu thông tin nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

- Tối ưu hóa sự kiện tiếp theo: Báo cáo chi tiết là nguồn thông tin quý báu để đánh giá kết quả sự kiện. Những dữ liệu này có thể được sử dụng để làm tốt hơn cho sự kiện tiếp theo, điều chỉnh chiến lược và cải thiện trải nghiệm của khách mời.

- Kiểm chứng độ hiệu quả của sự kiện: Báo cáo chi tiết là bằng chứng rõ ràng về độ hiệu quả của sự kiện. Nó giúp đánh giá mức độ hài lòng của khách mời, thúc đẩy sự chuyên nghiệp và tin cậy trong tổ chức sự kiện.

QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA CHECK IN SỰ KIỆN BẰNG QR CODE

Trước sự kiện:

Ban tổ chức cần quảng bá về sự kiện, thu thập dữ liệu khách hàng bao gồm nhiều thông tin theo nhu cầu quản lý như tên, chức vụ, phòng ban, giới tính,... và đặc biệt phải có địa chỉ Email.

Thiết kế thiệp mời mang tính thương hiệu và truyền tải chủ đề sự kiện một cách trang trọng trong đó có đính kèm cụ thể thông tin khách mời và mã QR Code tương ứng.

Mã QR Code này sẽ được Phần mềm Biglead tạo khi nhập dữ liệu khách mời vào file quản lý.

Thiệp mời được gửi đến địa chỉ Email đã thu thập trước đó cho từng khách mời. Ban tổ chức cần đảm bảo dữ liệu nhập vào file quản lý tại phần mềm Biglead chính xác bởi điều này ảnh hưởng đến việc thư mời gửi đến đúng người, đúng thông tin.

Trong sự kiện:

Ban tổ chức cần bố trí bàn check in tại khu vực ra vào hoặc cổng check in với một chiếc Smartphone đã tải sẵn phần mềm Biglead và 1 nhân viên hướng dẫn (hoặc có thể chia thành nhiều line check in, tùy thuộc vào quy mô sự kiện, số lượng khách mời).

Khi khách mời đến, chỉ cần đưa mã vạch QR Code được đính kèm trong Email vào khu vực quét của máy ảnh. Lúc này, thông tin khách mời đã được nhập vào file quản lý trước đó sẽ hiển thị tại máy tính và màn hình hiển thị.

Để hoạt động check in sự kiện diễn ra nhanh chóng, chuyên nghiệp ban tổ chức nên:

Training kỹ năng check in cho nhân viên.
Bố trí bàn hỗ trợ kỹ thuật ngoài khu vực check in để hỗ trợ nhanh chóng cho khách mời gặp trục trặc hoặc khách mời mới tránh làm ùn tắc khu vực check in.
Trang trí cổng check in chuyên nghiệp, gọn gàng. Ngoài ra còn có thể bố trí thêm khu vực check in lưu niệm/ backdrop sự kiện.
Sử dụng quầy check in tự động cho khách mời tham gia rải rác. Khách mời có thể tự thực hiện việc check in và tham gia vào sự kiện mà không cần nhân viên hướng dẫn.

Sau sự kiện:

Ban tổ chức có thể dễ dàng kiểm tra, làm báo cáo về số lượng khách mời tham gia, phân loại nhóm khách mời và đưa ra những đánh giá trực quan về hiệu quả của sự kiện thông qua dữ liệu được ghi nhận trong suốt quá trình check in của phần mềm.

Lúc này, ban tổ chức có thể dễ dàng thực hiện thêm bước gửi email tri ân, lời cảm ơn đến đúng khách mời đã tham dự chương trình. Ngoài ra còn là các chương trình quảng bá, xây dựng mối quan hệ về sau này.