HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LÀ GÌ? QUY ĐỊNH MỚI NHẤT & NHỮNG ĐIỀU DOANH NGHIỆP BẮT BUỘC PHẢI BIẾT

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn nền kinh tế, hoạt động tài chính – kế toán của doanh nghiệp cũng đứng trước yêu cầu thay đổi để phù hợp với xu hướng quản lý hiện đại. Một trong những thay đổi mang tính nền tảng và có ảnh hưởng trực tiếp đến mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh hiện nay chính là việc chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Đây không chỉ là bước tiến về mặt công nghệ mà còn là giải pháp giúp cơ quan quản lý nhà nước nâng cao tính minh bạch, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí, thời gian và quy trình vận hành.

Ảnh 1: Hoá đơn điện tử 

Trên thực tế, dù hóa đơn điện tử đã được triển khai rộng rãi trong nhiều năm, vẫn còn không ít doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh cá thể, chưa thực sự hiểu rõ bản chất của hóa đơn điện tử, các quy định pháp lý liên quan cũng như cách áp dụng sao cho đúng và hiệu quả. Việc thiếu hiểu biết hoặc hiểu chưa đầy đủ có thể dẫn đến những sai sót trong quá trình xuất hóa đơn, kê khai thuế và quyết toán, gây ra rủi ro không đáng có cho hoạt động kinh doanh.

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LÀ GÌ?

“Hóa đơn điện tử là gì?” là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp mới thành lập và hộ kinh doanh quan tâm khi bắt đầu đi vào hoạt động. Theo quy định của pháp luật về thuế, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ký số và gửi cho người mua thông qua phương tiện điện tử. Toàn bộ quá trình từ khởi tạo, phát hành, truyền nhận cho đến lưu trữ hóa đơn đều được thực hiện trên hệ thống điện tử, thay vì in ra giấy như phương thức truyền thống.

Ảnh 2: Hoá đơn điện tử là gì?

Mặc dù tồn tại dưới dạng điện tử, hóa đơn điện tử vẫn phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định, bao gồm thông tin người bán, người mua, mã số thuế, tên hàng hóa – dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế và tổng giá trị thanh toán. Điểm khác biệt lớn nhất giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không nằm ở nội dung thể hiện mà nằm ở cách thức quản lý, lưu trữ và xác thực. Hóa đơn điện tử được pháp luật công nhận giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.

BẢN CHẤT CỦA HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG DOANH NGHIỆP

Về bản chất, hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là một file PDF gửi qua email cho khách hàng. Đây là một phần không thể tách rời của hệ thống dữ liệu kế toán – thuế trong doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử có khả năng kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán, phần mềm quản trị doanh nghiệp và hệ thống của cơ quan thuế, giúp dữ liệu được đồng bộ và kiểm soát chặt chẽ hơn.

Ảnh 3: Bản chất của hoá đơn điện tử trong hoạt động của doanh nghiệp

Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp mọi giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận kịp thời, chính xác ngay tại thời điểm phát sinh. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế một cách rõ ràng, hạn chế tối đa tình trạng sai lệch số liệu. Đồng thời, cơ quan thuế cũng có thể giám sát, đối soát dữ liệu một cách minh bạch, từ đó giảm thiểu gian lận hóa đơn và trốn thuế. Chính vì vậy, hóa đơn điện tử được xem là nền tảng quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số quốc gia và hiện đại hóa công tác quản lý thuế.

VÌ SAO DOANH NGHIỆP BẮT BUỘC PHẢI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ?

Một trong những lý do quan trọng nhất khiến doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử xuất phát từ yêu cầu của pháp luật. Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật nhằm chuẩn hóa và thống nhất hình thức hóa đơn trên phạm vi toàn quốc, trong đó xác định hóa đơn điện tử là hình thức áp dụng lâu dài, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống.

Ảnh 4: Vì sao doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử

Bên cạnh yếu tố pháp lý, hóa đơn điện tử còn mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Việc loại bỏ khâu in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành. Thời gian lập và gửi hóa đơn cho khách hàng cũng được rút ngắn, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và giảm áp lực công việc cho bộ phận kế toán. Ngoài ra, việc quản lý hóa đơn tập trung trên hệ thống điện tử còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, đối chiếu và phục vụ công tác kiểm toán, quyết toán thuế khi cần thiết.

QUY ĐỊNH VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THEO PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH

Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam chủ yếu được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đây là hai văn bản pháp lý quan trọng mà mọi doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần nắm vững khi triển khai hóa đơn điện tử.

Ảnh 5: Quy định về hoá đơn điện tử theo pháp luật hiện hành

Theo các quy định này, hầu hết các tổ chức, cá nhân có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Pháp luật cũng quy định rất cụ thể về điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, nguyên tắc lập hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn, cũng như cách xử lý các trường hợp hóa đơn sai sót. Việc tuân thủ đúng các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo hoạt động kế toán – thuế diễn ra thông suốt, minh bạch.

CÁC LOẠI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ PHỔ BIẾN HIỆN NAY

Dựa trên phương thức quản lý của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử hiện nay được chia thành hai loại chính là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thường được áp dụng cho doanh nghiệp mới thành lập, hộ kinh doanh hoặc các đơn vị thuộc diện rủi ro về thuế. Trước khi gửi cho người mua, hóa đơn sẽ được hệ thống của cơ quan thuế cấp một mã xác thực, đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn.

Ảnh 6: Các loại hoá đơn điện tử phổ biến hiện nay 

Ngược lại, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thường áp dụng cho các doanh nghiệp đã hoạt động ổn định, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu theo quy định. Với loại hóa đơn này, doanh nghiệp được chủ động lập và gửi hóa đơn cho khách hàng, sau đó định kỳ truyền dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế để phục vụ công tác quản lý.

ĐỐI TƯỢNG BẮT BUỘC SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Theo quy định hiện hành, đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm các doanh nghiệp được thành lập theo Luật Doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp có hoạt động kinh doanh, cũng như hộ và cá nhân kinh doanh. Việc tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy khi không còn thuộc diện cho phép có thể khiến doanh nghiệp và hộ kinh doanh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Ảnh 7: Đối tượng bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử

NHỮNG SAI LẦM PHỔ BIẾN KHI SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không ít doanh nghiệp vẫn gặp phải các sai sót phổ biến như ghi sai thông tin người mua, sai mã số thuế, áp dụng sai thuế suất hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm quy định. Những lỗi này nếu không được xử lý kịp thời có thể gây khó khăn trong việc kê khai và quyết toán thuế, thậm chí dẫn đến nguy cơ bị xử phạt.

Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót, bao gồm các trường hợp điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn, để đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.

Ảnh 8: Những sai lầm phổ biến khi sử dụng hoá đơn điện tử

DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý GÌ KHI TRIỂN KHAI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ?

Để triển khai hóa đơn điện tử hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của mình. Bên cạnh đó, việc đào tạo nhân sự kế toán hiểu rõ quy trình lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử là yếu tố rất quan trọng nhằm hạn chế sai sót trong quá trình sử dụng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần chú trọng đến việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn đúng thời hạn theo quy định, thường xuyên kiểm tra, đối chiếu dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin phục vụ cho công tác quản lý và quyết toán thuế.

KẾT LUẬN

Có thể thấy rằng, hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật mà còn là giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính – kế toán, giảm chi phí vận hành và hạn chế rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Việc hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì, nắm vững các quy định pháp lý liên quan và triển khai đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác thuế, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong thời đại số.