Hướng dẫn sử dụng chatbot đơn giản cho doanh nghiệp

Phần mềm chatbot có tính năng nổi bật đó là tự động trả lời tin nhắn của khách hàng nhanh chóng. Bên cạnh đó phần mềm này còn dễ cài đặt, dễ sử dụng và có mức giá rẻ nên được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi kinh doanh online. Sau đây, bạn hãy cùng tìm hiểu về chatbot và những lưu ý khi sử dụng phần mềm này. Đồng thời, bài viết sẽ sẽ đưa ra hướng dẫn sử dụng chatbot Biglead đơn giản cho người dùng.

Nên sử dụng chatbot hay nhân viên trực web?

Nên sử dụng ứng dụng Chatbot hơn nhân viên trực web vì những lý do sau:

Tốc độ xử lý công việc của chatbot nhanh hơn

Chatbot là phần mềm được cài đặt sẵn kịch bản trên hệ thống. Khi khách hàng bình luận hoặc gửi tin nhắn tới thì chatbot sẽ ngay lập tức phản hồi. Còn nhân viên trực web cần mất thời gian đọc nội dung câu hỏi và soạn nội dung trả lời. Công đoạn này mất vài phút nên tốc độ xử lý của nhân viên chậm hơn.

Tốc độ xử lý của chatbot nhanh hơn nhiều so với nhân viên trực web

Nhân viên chăm sóc khách hàng chỉ có thể trả lời từ 2 - 4 khách hàng cùng một lúc. Nhưng cách sử dụng chatbot lại có thể nhắn tin và trả lời nhiều khách cùng lúc. Vì vậy hiệu suất công việc của chatbot sẽ cao hơn.

Chatbot là phần mềm nên có thể hoạt động 24/7

Nhân viên trực web chỉ có thể làm việc khoảng 8 - 12h/ ngày là cần phải nghỉ ngơi. Còn chatbot là hệ thống phần mềm nên có thể hoạt động liên tục 24/7. Vì thế bất cứ lúc nào khách hàng liên hệ sẽ được phản hồi ngay trong vài giây.  Một số công ty có đội ngũ nhân viên trực web chia ca sáng và đêm để đảm bảo hoạt động tư vấn liên tục. Tuy nhiên việc này sẽ làm chi phí nhân sự tăng lên vì cần thuê nhiều người. Chatbot chỉ cần cài đặt và trả phí định kỳ, thậm chí có thể tạo chatbot miễn phí nên giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn. 

Chatbot hoạt động 24/7 nên mọi lúc khách nhắn tin đều sẽ được trả lời

Những lưu ý khi sử dụng chatbot cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau khi sử dụng chatbot:

Nội dung tin nhắn đúng trọng tâm và tự nhiên

Nội dung tin nhắn trong chatbot được người dùng tự cài đặt. Khi viết nội dung bạn cần chú ý tập trung vào sản phẩm hoặc dịch vụ, Tránh lan man khiến tin nhắn dài dòng gây nhàm chán. Khách hàng thường muốn đọc nội dung ngắn và chứa thông tin. Từ đó nhanh chóng đưa ra quyết định có mua hàng hay không. Bạn cũng cần tránh câu chữ mang tính hàn lâm gây khó hiểu cho người đọc. Nên sử dụng ngôn ngữ thông thường nhưng vẫn phải lịch sự để tạo cảm giác thoải mái cho người mua. 

 Nội dung trong chatbot cần đúng trọng tâm và tự nhiên

Không gửi dồn dập tin nhắn cùng một lúc

Việc gửi nhiều tin nhắn trong thời gian ngắn sẽ khiến khách hàng khó chịu. Lượng thông tin quá nhiều cùng một lúc sẽ khiến người mua bị rối. Từ đó ảnh hưởng không tốt tới quyết định mua hàng của họ. Vì thế nên cài đặt chatbot ở chế độ phù hợp để gửi tin nhắn với số lượng vừa đủ và phù hợp.

Tránh cài đặt những câu hỏi không rõ ràng

Tùy vào lĩnh vực kinh doanh bạn lựa chọn những câu hỏi thường được khách hỏi. Sau đó tạo thành một hệ thống câu hỏi cụ thể để cài đặt chatbot.  Lưu ý, câu hỏi cần ngắn gọn nhưng vẫn phải đảm bảo rõ ràng và đủ nội dung. Tránh tình trạng lược quá nhiều chữ khiến nội dung gây khó hiểu. Việc này sẽ khiến khách hàng đánh giá doanh nghiệp của bạn thiếu chuyên nghiệp.

Theo dõi và điều chỉnh kịch bản thường xuyên 

Để nội dung đa dạng và gây chú ý cho khách hàng thì bạn cần theo dõi và điều chỉnh kịch bản thường xuyên. Việc giữ nguyên một kịch bản trong thời gian dài sẽ gây nhàm chán cho khách hàng. Điều này cũng làm khách đánh giá thấp sự nhiệt tình và chỉn chu của doanh nghiệp.

 Bạn cần theo dõi thường xuyên để cập nhật kịch bản mới thu hút khách hàng

Hướng dẫn sử dụng Chatbot tại Biglead

Sau đây là hướng dẫn sử dụng Chatbot tại Biglead:

Cách khởi tạo ứng dụng Chatbot

Bước 1: ở giao diện chính, bạn chọn mạng xã hội cần tạo chatbot

Bước 2: nhấn vào phần cài đặt 

Bước 3: vào thẻ tự động trả lời

Bước 4: lúc này, giao diện cài đặt trên chatbot sẽ hiện ra. Tùy vào cách bạn muốn trả lời khách hàng mà sẽ có hai cách cài đặt phần mềm chatbot dưới đây.

Cài đặt trả lời tự đồng bằng tin nhắn hoặc bình luận

Nếu bạn muốn phần mềm chatbot chỉ trả lời vào phần tin nhắn thì ấn khởi động tin nhắn lên. Ở đây sẽ có phần “Nội dung tin nhắn” để gõ câu trả lời. Về thời gian trả lời thì có hai chế độ là “Ngay lập tức” và “Hội thoại nhỡ”. Trong đó nút “Hội thoại nhỡ” tức là sau một lúc chatbot mới trả lời tin nhắn. Còn nếu bạn muốn cài đặt chatbot chỉ trả lời vào phần bình luận thì bật phần này lên. Thao tác tương tự như phần tin nhắn. Nếu bạn ấn chọn “Bình luận” thì khi khách hàng bình luận, chatbot sẽ trả lời ngay dưới bài viết đó. Còn nếu chọn “Tin nhắn” thì chatbot sẽ gửi tin nhắn cho bạn khi bạn bình luận vào bài viết. 

Cài đặt trả lời tự động cả tin nhắn lẫn bình luận

Chức năng này sẽ giúp bạn trả lời cả phần tin nhắn và bình luận của khách hàng. Chức năng 4 phần là điều kiện, từ khóa/nội dung, trả lời bình luận và nội dung tin nhắn riêng. Ở đây có 3 loại điều kiện sau:

• Hội thoại có chứa SĐT: đối với khách hàng sử dụng cách tạo bot trên điện thoại khi khách hàng bình luận số điện thoại, chatbot sẽ tự động gửi tin nhắn phản hồi theo câu trả lời mà bạn cài đặt sẵn.
• Bình luận khác: khi khách hàng bình luận bất cứ nội dung gì, chatbot sẽ đều gửi tin nhắn trả lời sẽ là câu mà bạn đã cài đặt sẵn. Nếu bạn muốn thêm câu trả lời riêng biệt, hãy chọn mục mà bạn muốn trong phần chỉ áp dụng riêng cho post.
• Bình luận có chứa từ khóa: khi khách hàng bình luận những từ khóa do bạn cài đặt, chatbot sẽ gửi tin nhắn trả lời là câu mà bạn đã cài đặt sẵn. Với loại điều kiện này,  mỗi câu trả lời phải được cài đặt từ khóa riêng và thao tác này phải do bạn tự thực hiện.

Trên đây là những bước hướng dẫn sử dụng chatbot của Biglead. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng sản phẩm chatbot của Biglead, hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0982 442 109. Hoặc bạn có thể liên lạc qua hộp thư [email protected] để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.