Auto Call là gì? Giải pháp cuộc gọi tự động cho doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp hiện nay gặp nhiều khó khăn trong quá trình vận hành và chăm sóc khách hàng. Việc dành qua nhiều thời gian cho hoạt động telesales nhưng khả năng xử lý cuộc gọi của nhân viên còn thấp và không hiệu quả. Đối với những dự án lớn cần nguồn lực tạm thời, doanh nghiệp khó có thể tuyển dụng được số lượng lớn telesales.

Những bất cập trên khiến doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian và tốn nhiều nguồn lực và chi phí cho hoạt động vận hành tổng đài. Dịch vụ Auto Call ra đời mang đến cho doanh nghiệp các giải pháp vận hành telesales tốt nhất.

Auto Call giải pháp cuộc gọi tự động cho doanh nghiệp

Auto Call là gì? Các hình thức gọi tự động

Auto Call là gì?

Auto Call có nghĩa là gọi tự động. Đây là giải giáp gọi tự động cho nhiều khách hàng theo danh sách cho sẵn theo thứ tự lần lượt, và khách hàng có thể tương tác ngược lại trên hệ thống tổng đài Auto Call. 

Cơ chế hoạt động của Auto Call chính là đưa dữ liệu vào phần mềm Auto Call và thực hiện thao tác đặt lịch gọi, cùng với đoạn ghi âm có sẵn để thực hiện các cuộc gọi tự động đến khách hàng. Vì vậy doanh nghiệp sẽ không phải gọi telesales để quảng bá sản phẩm.

Auto Call thực hiện các cuộc gọi ghi âm sẵn

Các hình thức gọi Auto Call

Phần mềm gọi tự động Auto Call có khả năng gọi hàng ngàn cuộc gọi tự động. Với kịch bản Voicebot AI linh hoạt cùng giọng nói tự nhiên. Auto Call ngày càng có khả năng thay thế các cuộc gọi đơn giản do tổng đài viên thực hiện trước đây như: Xác nhận đơn hàng, chăm sóc khách hàng, tiếp thị sản phẩm mới, nhắc lịch đóng tiền,... 

 Auto Call hiện nay được chia làm 2 loại tương tác cho doanh nghiệp lựa chọn:

• Tương tác 1 chiều: Áp dụng cho doanh nghiệp chỉ muốn đăng ký gọi ra cho khách hàng để giới thiệu sản phẩm theo lời chào giới thiệu đã được thu âm sẵn. Và khách hàng không cần phải kết nối với điện thoại viên.

Ví dụ: “ Xin chào quý khách, hiện công ty chúng tôi đang cung cấp phần mềm Biglead giúp chăm sóc khách hàng đa kênh. Biglead sở hữu nhiều tiện ích …. Vui lòng liên hệ công ty để biết thêm chi tiết”

• Tương tác 2 chiều: Áp dụng cho những doanh nghiệp có Call Center và muốn kết nối cuộc gọi trực tiếp đến tổng đài bán hàng.

Ví dụ: “Xin chào quý khách, hiện công ty chúng tôi đang cung cấp phần mềm Biglead giúp chăm sóc khách hàng đa kênh. Biglead sở hữu nhiều tiện ích như ….. Vui lòng bấm phím 1 để gặp chuyên viên tư vấn trực tiếp”. Sau khi khách hàng quan tâm bấm phím 1, cuộc gọi sẽ được hệ thống tự động chuyển đến nhân viên để tiếp tục trao đổi trực tiếp với khách hàng.

Thực hiện các cuộc gọi hai chiều đến khách hàng

Tính năng của Auto Call - Cuộc gọi tự động

Quản lý dữ liệu tập trung

• Nhập dữ liệu dễ dàng: Auto Call dễ dàng nhập danh sách số điện thoại và thông tin người gọi qua form có sẵn.
• Quản lý kế hoạch gọi theo chiến dịch: phần mềm giúp lên lịch chạy các chiến dịch theo khung thời gian hợp lý. Giúp tăng tỷ lệ bắt máy từ khách hàng.
• Giao diện web thân thiện: giao diện dễ sử dụng chỉ trong một màn hình máy tính.
• Ghi âm sẵn cuộc gọi: Soạn sẵn nội dung và ghi âm kịch bản cuộc gọi Auto Call.

Tính năng tổng đài

• Báo cáo chi tiết cuộc gọi: cung cấp tài khoản để doanh nghiệp thống kê chi tiết và quản lý cuộc gọi.
• Tích hợp Voice Brandname hoặc đầu số gọi ra: Phần mềm có sẵn số, không phát sinh các chi phí gọi ra ngoài.
• Nghe lại cuộc gọi: Tất cả các cuộc gọi được kết nối với nhân viên tư vấn sẽ được ghi âm.
• Tích hợp text to speech: doanh nghiệp được đọc đoạn văn bản cá nhân hóa có chưa tên, số,.. của khách hàng.
• Tương tác phím bấm bằng khách hàng làm theo chỉ dẫn của cuộc gọi.
• Tích hợp API: Phối hợp với các phần mềm CRM, ERP và gọi theo các kịch bản được cá nhân hóa.

Ngoài ta, Auto Call còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian telesales, chi phí nhân sự sự trong tuyển dụng nhân viên trực tổng đài.

Tính năng tổng đãi của Auto Call

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Auto Call?

Giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng nhanh chóng

Auto Call giúp doanh nghiệp nhanh chóng triển khai các chiến dịch marketing đến khách hàng nhanh chóng nhờ các cuộc gọi tự động gọi ra hàng loạt. Giúp doanh nghiệp tiếp cận được với khách hàng trong thời gian ngắn. Từ đó nâng cao chất dịch vụ chăm sóc khách hàng và gia tăng doanh số bán hàng. Ngoài ra các cuộc gọi ra còn được phân chia theo từng phân khúc khách hàng để doanh nghiệp dễ dàng gửi cuộc gọi.

Đặc biệt, tất cả các cuộc gọi điều được quản lý và báo cáo một cách chi tiết. Giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, phân tích, tổng hợp thông tin từ khách hàng. Từ đó đưa ra các chiến lược marketing bán hàng hiệu quả.

Bán hàng/chăm sóc khách hàng theo kịch bản có sẵn

Dịch vụ Auto Call có khả năng truyền tải đầy đủ các thông tin đến khách hàng thông qua những kịch bản đã được thiết kế sẵn. Bên cạnh đó, với tính năng hỗ trợ giọng đọc riêng giúp tạo cảm giác tự nhiên và chuyên nghiệp khi khách hàng nghe cuộc gọi.

Auto Call giúp doanh nghiệp tự động tiếp cận khách hàng

Tiết kiệm chi phí

Dịch vụ Auto Call là giải pháp trí tuệ nhân tạo có thể gửi hàng trăm hàng ngàn cuộc gọi đến các khách hàng cùng một lúc. Giúp doanh nghiệp nhanh chóng thông báo đến khách hàng về các chương trình khuyến mãi. Đồng thời cắt giảm nhân sự trong vị trí Telesales trực tổng đài do hệ thống chỉ kết nối đến những khách hàng thực sự có nhu cầu. Nhờ vậy doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí so với phương pháp gọi thủ công như lúc trước.

Bên cạnh đó, người nghe khi nhận được cuộc gọi có thể chủ động tắt các cuộc gọi không mong muốn. Từ đó tiết kiệm được thời gian cho khách hàng cũng như cho doanh nghiệp trong Telesales chăm sóc khách hàng.

Dễ dàng kết nối phần mềm khác

Auto Call dễ dàng kết nối API với các phần mềm từ bên thứ 3 như CRM, Facebook, Zalo,.. Tính năng này giúp cho các doanh nghiệp rất nhiều khi thực hiện các hoạt động bán hàng online.

Auto Call dễ dàng kết nối API với các phần mềm CRM

Những ứng dụng của Auto Call trong thực tế

Với nhiều lợi ích mà Auto Call mang lại cho doanh nghiệp. Auto Call hiện nay được áp dụng đa lĩnh vực, ngành nghề. Và Auto Call được áp dụng trong nhiều trường hợp như:

Sử dụng Auto Call Marketing

Tự động gọi ra để quảng bá về thương hiệu, sản phẩm. Giúp tiếp cận được số lượng lớn khách hàng trong thời gian ngắn. Đồng thời phân luồng nhu cầu khách hàng. Thường dành cho những doanh nghiệp, brand lớn có thương hiệu nổi bật.

Auto Call Sales

Sử dụng dịch vụ Auto Call để giới thiệu và bán sản phẩm, dịch vụ. Người nghe sẽ tương tác với phím bấm trên thiết bị di động để kết nối với nhân viên tư vấn. Phù hợp với công ty bảo hiểm, tài chính, bất động sản, spa, gói du lịch,...

Auto Call xác nhận đơn hàng

Dành cho những doanh nghiệp cần sử dụng Auto Call để gọi xác nhận đơn hàng về các thông tin đặt hàng như tên khách hàng, mã đơn hàng, sản phẩm, trạng thái đơn hàng,... Các thông tin sẽ được tích hợp trên hệ thống dữ liệu khách hàng qua API của doanh nghiệp.

Ứng dụng Auto Call trong chăm sóc khách hàng

Auto Call khảo sát thị trường

Dịch vụ Auto Call sẽ gọi theo kịch bản để phân tích và đánh giá dữ liệu, thống kê sản phẩm dịch vụ và chất lượng chăm sóc khách hàng.

Auto Call nhắc nợ, nhắc lịch họp

Gọi nhắc nợ về các thông tin được cá nhân hóa về số tiền, thời gian nợ, thời gian trả. Đồng thời, tích hợp với hệ thống dữ liệu khách hàng thông qua API. Ứng dụng này của Auto Call phù hợp với các công ty về tài chính, bảo hiểm, ngân hàng,...

Auto call chăm sóc khách hàng

Giải pháp cuộc gọi tự động đánh giá giá mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm, trải nghiệm và chất lượng sản phẩm. Ghi nhận những tương tác phản hồi từ khách hàng.Phù hợp với tất cả các doanh nghiệp có nhu cầu chăm sóc khách hàng.

Auto Call thực hiện các cuộc gọi tự động chăm sóc khách hàng

Cách thiết lập Auto Call

Thường các đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ phân biệt Auto Call thành 2 dạng cuộc gọi tự động để tư vấn như sau:

Cuộc gọi tự động không cá nhân hóa

Cuộc gọi tự động không cá nhân hóa là cuộc gọi mà cá nhân không hướng đến đích danh cá nhân nào. Tất cả cuộc gọi ra đều có thông điệp giống nhau và được ghi âm sẵn. Phù hợp đối với những doanh nghiệp muốn giới thiệu sản phẩm. Giúp doanh nghiệp sàng lọc nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả.

Cuộc gọi tự động cá nhân hóa

Cuộc gọi tự động cá nhân hóa là cuộc gọi mà nội dung trong cuộc gọi không cố định. Doanh nghiệp có thể vào các trường thông tin như: tên, giới tính, số lượng đơn hàng, giá tiền, thời gian,... Vì vậy mỗi cuộc gọi sẽ hướng đến một cá nhân cụ thể. Tạo cho người nghe cảm giác chuyên nghiệp. Hình thức này có thể thay thế cho nhân sự telesales, giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành.

Thiết lập gọi ra tự động với Auto Call

Hai dạng cuộc gọi trên đều có 2 hình thức kết nối:

• Kết nối qua web: Doanh nghiệp được cung cấp tài khoản để đăng nhập trang web. Sau đó doanh nghiệp chủ động tạo các chiến dịch gọi Auto Call và theo dõi hiệu quả của công việc
• Kết nối qua API: Doanh nghiệp không cần phải đăng nhập trên web, phần mềm Auto Call sẽ được tích hợp vào phần mềm CRM/ERP của doanh nghiệp qua API. Phù hợp với doanh nghiệp đã có sẵn hệ thống quản lý khách hàng.

Dù đăng ký theo dạng cuộc gọi nào với hình thức kết nối nào, doanh nghiệp sẽ cần trả những chi phí sau:

• Đăng ký tổng đài IP kèm gói tương ứng để tự động gọi ra.
• Đăng ký đầu số Siptrunk và cước phí gọi ra auto call sẽ trả nhà mạng.
• Thiết bị đầu cuối để tiếp nhận cuộc gọi (tùy chọn). Nếu doanh nghiệp muốn nhận cuộc gọi từ thiết bị di động của tổng đài viên thì không cần phải đầu tư thiết bị.

Ngoài ra khi thiết lập Auto Call doanh nghiệp cần có:

• Tổng đài Voice IP có dịch vụ gọi tự động như Biglead.
• Data khách hàng cần auto telesales, telemarketing, khảo sát khách hàng, chăm sóc khách hàng hàng loạt,...
• File kịch bản và ghi âm nội dung cuộc gọi tự động.
• Nhân viên và thiết bị tiếp nhận cuộc gọi khi khách hàng có nhu cầu liên hệ lại.

Sử dụng Voice IP để thiết lập Auto Call

Biglead - Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng đa kênh

Auto Chat có thể kết nối qua API và được tích hợp vào các phần mềm CRM. Vì vậy doanh nghiệp cần tìm kiếm một phần mềm giúp quản lý chăm sóc khách hàng tiềm năng. Phần mềm CRM của Biglead tích hợp nhiều tính năng cần thiết cho doanh nghiệp.

Công nghệ Voice IP

Công cụ Voice IP của Biglead có tính năng báo cáo sau mỗi cuộc gọi giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý lịch sử các cuộc gọi. Ngoài ra với tính năng ghi âm cuộc thoại giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý theo dõi thái độ của nhân viên đối với khách hàng.

Ngoài ra, ưu điểm của Voice IP là giảm thiểu tối đa chi phí cước viễn thông. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các cước gọi đường dài và quốc tế. Đồng thời các cuộc gọi đến và đi trong nội bộ hoàn toàn được miễn phí.

Do đó khi kết hợp Auto Chat với phần mềm Biglead giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong các hoạt động kế hoạch tiếp cận, chăm sóc khách hàng. Cũng như truyền thông trong nội bộ một cách nhanh chóng mà vẫn có thể tiết kiệm thời gian và chi phí.

Voice IP - giải pháp cho cuộc gọi tổng đài

Social Messaging CRM

Biglead tích hợp công cụ Chat đa kênh giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý chăm sóc khách hàng như:

• Chat tập trung một chỗ khách đến từ nhiều nền tảng như Facebook, Instagram, Zalo, Line,... Giúp bạn không bỏ sót khách hàng, đồng nhất các nội dung chăm sóc khách hàng.
• Tự động trả lời tin nhắn, gửi tin nhắn quảng bá qua các nền tảng mạng xã hội. 

Social Messaging CRM

Social Messaging CRM Open

Ngoài ra còn tích hợp tính năng mở rộng hỗ trợ chăm sóc khách hàng offline, Wifi marketing, Camera AI, POS. Giúp gia tăng trải nghiệm chăm sóc khách hàng từ online đến cả offline.

Bên cạnh đó Biglead còn tích hợp thống kê các chỉ số báo cáo về khách hàng trên nhiều nền tảng và đánh giá hiệu quả bán hàng.

Social Messaging CRM Open

Kết bài

Auto Call đang là xu hướng công nghệ được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp.Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn đầy đủ những kiến thức về các tính năng của Auto Call, những lợi ích mà phần mềm này mang đến. Nếu bạn có câu hỏi nào cần giải đáp, liên hệ ngay Biglead qua số Hotline: 0982 442 109 để được hỗ trợ nhanh nhất nhé.

Thu Trang - Biglead