Các tính năng tổng đài IP/VOIP mang lại giá trị cho doanh nghiệp

Tính năng tổng đài IP/VOIP được hiểu là các ưu điểm, công năng của công nghệ VOIP mà doanh nghiệp có thể ứng dụng vào mô hình quản trị, vận hành của mình để tăng cao hiệu suất cho hoạt động kinh doanh.

Như bạn đã biết hệ thống viễn thông nội bộ sử dụng VOIP có nhiều tiện ích hơn hệ thống truyền mạng truyền thống được sử dụng nhiều năm về trước. 

Tuy nhiên làm sao để ta có thể tối ưu lợi ích mà VOIP mang lại cho doanh nghiệp, liệu VOIP chỉ có thể gọi điện miễn phí thôi? Cùng Biglead dành thời gian khám phá nhiều hơn về công nghệ tuyệt vời này nhé!

Tổng đài IP/VOIP là gì?

IP/VOIP là từ viết tắt của Voice over Internet Protocol - Truyền giọng nói trên giao thức IP, là một công nghệ tiên tiến được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp trên thị trường hiện nay.

Công nghệ này truyền tiếng nói của con người thông qua mạng máy tính với giao thức TCP/IP. Không chỉ thế, chúng được phát triển với nhiều tính năng khác nhau như: Gọi miễn phí giữa các điện thoại nhánh, Voicemail, Video call, Call Recording,..Tất cả những tính năng này đều giúp cho doanh nghiệp có thể phát triển và trở nên nổi bật so với các đối thủ.

Và để biết chi tiết hơn về những tính năng độc đáo của tổng đài IP/VOIP, bạn hãy theo dõi phần tiếp theo nhé.

Những tính năng độc đáo của tổng đài IP/VOIP doanh nghiệp nên biết

Quản lý các cuộc gọi hệ nâng cao 

Doanh nghiệp có thể điều chỉnh mức độ ưu tiên, giữ hoặc chặn các số liên hệ theo nhu cầu của mình. Quản lý nâng cao các cuộc gọi vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, thúc đẩy hiệu suất làm việc của lao động nhờ đó có thể không ngừng cải thiện hoạt động chăm sóc khách hàng.

Quản lý nâng cao các cuộc gọi với nhiều tính năng đặc biệt khác nhau 

Tính năng tổng đài IP/VOIP quản lý hiệu quả các cuộc gọi ẩn danh 

Tất nhiên không phải liên hệ nào cũng có giá trị, để hạn chế các tình trạng bị quấy rối không thích đáng, bạn có thể sử dụng VOIP để chặn các liên hệ này bằng cách nhập địa chỉ ID của từng số điện thoại được gọi đến.

Tính năng chuyển tiếp cuộc gọi nhanh chóng của VOIP 

Bằng cách chuyển tiếp cuộc gọi cho đơn vị liên quan doanh nghiệp sẽ nâng cao được trải nghiệm dịch vụ dành cho khách hàng nói chung. Trong phạm vi nội bộ tính năng chuyển tiếp cuộc gọi hỗ trợ các phòng ban có thể liên hệ giải quyết công việc với nhau khi cần.

 Chuyển tiếp cuộc gọi của khách hàng cho đơn vị liên quan nhanh chóng đơn giản

Quản lý Call Presence

Máy chủ được xây dựng dựa trên công nghệ VOIP có thể theo dõi trực quan các lượt liên hệ hiện có trên toàn hệ thống. Thông qua đây bạn có thể phân phối cuộc gọi đến với những cá nhân hiện không tiếp khách.

Quản lý Call Queueing

Call Queueing còn được gọi là tính năng xếp hàng cuộc gọi. Vấn đề thường gặp ở các doanh nghiệp là làm sao có thể đón nhận và xử lý ổn thỏa các liên hệ đồng thời gọi đến? 

Tính năng thông minh này của VOIP hỗ trợ bạn phân loại các nhóm liên hệ theo mức độ quan trọng khác nhau, phân phối liên hệ đến các phòng ban tương đương và dần giải đáp các thắc mắc của khách hàng.

Quy trình này cho phép doanh nghiệp tiếp nhận đồng thời trên cả trăm nghìn liên hệ mà vẫn không gây ảnh hưởng quá nhiều đến trải nghiệm của khách hàng. Thứ khó có thể thực hiện nếu bạn chỉ sử dụng các phương thức quản trị truyền thống.

Tính năng ghi âm cuộc gọi

Tính năng tổng đài IP/VOIP này cho phép doanh nghiệp ghi âm và lưu trữ các liên hệ được thực hiện trên mạng lưới của hệ thống. Bằng cách lưu trữ các dữ liệu này, doanh nghiệp sẽ có nhiều thông tin hơn để phát triển sản phẩm, tìm insight và điều chỉnh các chiến lược kinh doanh của mình.

Cho phép doanh nghiệp ghi âm và lưu trữ các liên hệ được thực hiện trên mạng lưới

Trò chuyện theo nhóm

Tính năng tổng đài IP/VOIP Conference Bridge thích hợp được sử dụng để phục vụ cho các trường hợp hội họp trực tuyến với đối tác hoặc các phòng ban khác nhau. Hạn chế của tính năng này chính là nếu đường truyền mạng không ổn định nội dung cuộc họp có thể bị gián đoạn, làm mất thời gian của nhiều bên tham gia.

Tính năng điều chỉnh, cài đặt nhạc chờ của IP/VOIP 

Trong quá trình đợi kết nối với tổng đài viên, người dùng sẽ có một khoảng thời gian dùng để nghe nhạc chờ. Phần nhạc này doanh nghiệp có thể tự động điều chỉnh và thiết lập thời gian, âm lượng, nội dung sao cho phù hợp với định hướng truyền thông của mình

Tính năng tổng đài IP/VOIP Find Me/ Follow Me

Phân nhánh của tính năng chuyển tiếp cuộc gọi dành cho hệ thống viễn thông sử dụng công nghệ VOIP. Find me là tính năng hỗ trợ người dùng nhận cuộc gọi ở bất kỳ thời gian và địa điểm nào. Ngược lại Follow Me giúp khách hàng có thể kết nối với doanh nghiệp dễ dàng hơn thông qua nhiều liên hệ khác nhau.

Chuyển đổi liên hệ 

Có nhiều doanh nghiệp không ứng dụng công nghệ VOIP ngay từ đầu để quản trị hệ thống viễn thông của mình. Sau này khi dần mở rộng và cần nhiều sự hỗ trợ từ VOIP hơn thường lo sợ sẽ bị thay đổi số điện thoại, vốn đã trở thành điểm nhận biết của họ trong người dùng.

Nhưng các đơn vị hoàn toàn có thể yên tâm rằng hiện đã có nhiều nơi cung ứng VOIP, hỗ trợ bạn giữ nguyên số điện thoại cũ, mà các tính năng khác của VOIP vẫn không bị thay đổi.

Phần mềm nào cung cấp tính năng tổng đài IP/VOIP toàn diện nhất?

Vậy là bạn đã nắm rõ được những tính năng nổi bật của tổng đài IP/VOIP. Tuy nhiên, công nghệ IP/VOIP chỉ góp một phần nhỏ trong quá trình kinh doanh online của doanh nghiệp.

Để có thể phát triển nhanh chóng và trở nên nổi trội so với đối thủ, công ty cần kết hợp tổng đài IP/VOIP cùng với các giải pháp khác.

Và Biglead chính là phần mềm hỗ trợ các bạn thực hiện điều này. Theo đó, tại Biglead, công nghệ VOIP không phải là duy nhất. Ngoài việc được cung cấp đầy đủ tất cả các tính năng ở trên thì Biglead còn mang đến cho khách hàng nhiều giải pháp khác, có thể kể đến như:

• Messaging Flow Automation - Nhắn tin đa kênh, nhắn tin hàng loạt và nhắn tin Viral: Giải pháp này cho phép doanh nghiệp triển khai các chiến dịch nhắn tin cùng lúc qua các kênh mạng xã hội. Bạn có thể trò chuyện cùng với khách hàng trên các nền tảng ở duy nhất 1 chỗ mà không cần thao tác qua lại quá nhiều.
• Email Marketing Automation: Giải pháp giúp doanh nghiệp gửi đi nhiều email cùng lúc với nội dung khác nhau. Những email sẽ được gửi đến cho các khách hàng dựa trên hành động quan tâm của họ.
• Chatbot AI: Tính năng tự động trả lời tin nhắn, comment của khách hàng trên các nền tảng dựa vào mẫu kịch bản được thiết lập sẵn.
• Brand SMS: Tin nhắn thương hiệu, cho phép doanh nghiệp nhắn tin đến khách hàng với tên thương hiệu của mình.

Biglead - Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp vừa có thể sử dụng công nghệ VOIP, vừa sử dụng được nhiều công cụ hiện đại khác

Hứa hẹn với những giải pháp này, khi kết hợp cùng với công nghệ VOIP, doanh nghiệp có thể phát triển vượt bậc và tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ trong thời gian ngắn.

Lời kết

Bạn vừa đọc bài viết chia sẻ về các tính năng tổng đài IP/VOIP mà doanh nghiệp nên tận dụng để tối ưu hóa quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng của mình. Hy vọng rằng bạn đã có được những thông tin bổ ích nhất. Nếu bạn muốn sử dụng công nghệ này thì hãy liên hệ ngay đến hotline Biglead: 0982.442.109 để được áp dụng nhiều giải pháp vượt trội hơn nhé.

Thu Trang - Biglead