Cấu hình Voice IP và hướng dẫn thiết lập tổng đài điện thoại VoIP

Trái ngược với điện thoại truyền thống, VoIP sử dụng internet để kết nối với các thiết bị khác. Vậy cấu hình Voice IP gồm những gì? Làm thế nào để thiết lập tổng đài điện thoại VoIP? Các chức năng trong phần mềm Voice IP là gì? Trong bài viết này, mời bạn cùng Big LEAD tham khảo các bước liên quan đến việc thiết lập điện thoại VoIP cho doanh nghiệp.

Cài đặt hệ thống và cấu hình Voice IP

Việc cài đặt hệ thống Voice IP khác nhau đối với từng môi trường. Và cách thiết lập hệ thống VoIP trong văn phòng được tìm kiếm nhiều nhất. Vì công nghệ VoIP mang đến nhiều lợi ích kinh doanh hơn cho các doanh nghiệp. Dưới đây là các bước hướng dẫn cài đặt VoIP đơn giản:

Các yêu cầu cần có để thiết lập cấu hình Voice IP

Để có thể thiết lập tổng đài VoIP, bạn cần đảm bảo các yêu cầu sau:

• Kết nối mạng internet có dây, tốc độ cao.
• Modem DSL, cáp hoặc cáp quang chất lượng cao.
• Bộ định tuyến mạng VoIP đáng tin cậy với cổng Ethernet.
• Một tài khoản với hệ thống điện thoại ảo
• Điện thoại hoặc tai nghe VoIP 

Các yêu cầu cần có để thiết lập hệ thống Voice IP

Loại kết nối internet

Chọn kết nối cáp quang hoặc cáp có dây thay vì internet không dây.

Yêu cầu băng thông

Lượng băng thông bạn cần phụ thuộc vào số lượng đường truyền VoIP bạn sẽ thiết lập trong văn phòng của mình. Thông thường bạn cần chọn tối thiểu 100 kbps (tải lên và tải xuống).

>> Xem thêm: Dịch vụ marketing online

Chọn nhà cung cấp cấu hình VoIP chất lượng - Biglead

Việc chọn một nhà cung cấp dịch vụ VoIP đóng vai trò rất quan trọng. Để có thể sở hữu hệ thống Voice IP chất lượng và hiệu quả. Trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp phần mềm VoIP, người dùng cần xem xét các yếu tố như giá cả, tính năng, đánh giá của khách hàng, dịch vụ khách hàng,... 

Biglead cung cấp dịch vụ cài đặt hệ thống và cấu hình Voice IP với giá cả cạnh tranh đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Giải pháp VoIP của Biglead cung cấp mọi thứ cho doanh nghiệp của bạn với CRM, phân tích, báo cáo và bán hàng hỗ trợ đa kênh.

Lựa chọn một nhà cung cấp điện thoại VoIP uy tín, chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong kinh doanh. Biglead có tất cả các tính năng thiết yếu của hệ thống VoIP dành cho doanh nghiệp:

• Xây dựng một hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
• Nhận nhiều cuộc gọi chỉ qua một số tổng đài
• Quản lý và ghi âm cuộc gọi
• Lưu lịch sử cuộc gọi của nhân viên với khách hàng
• Hỗ trợ kết nối với điện thoại và đồng bộ với máy tính
• Trò chuyện trong nội bộ
• Phân tích thời gian thực
• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
• Giá cả cạnh tranh, thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.

Giao diện phần mềm Biglead đơn giản - dễ sử dụng

Chọn phần cứng cấu hình Voice IP (điện thoại, tai nghe, bộ điều hợp)

Dưới đây là một số phần cứng trong thiết lập tổng đài VoIP thường được các doanh nghiệp lựa chọn.

Điện thoại bàn VoIP (hoặc Thiết bị cầm tay)

Tai nghe VoIP

Điện thoại di động (Ứng dụng)

Điện thoại mềm (Chương trình máy tính)

Điện thoại Analog với Bộ điều hợp VoIP

>> Xem thêm: Form mẫu marketing online

Chọn phần cứng cấu hình Voice IP

Bạn không cần chọn tất cả phần cứng này mà có thể lựa chọn một thiết bị duy nhất. 

Định cấu hình VoIP 

Cuộc gọi sẽ đi đến đâu khi khách hàng gọi đến số điện thoại chính của bạn? Hành trình của khách hàng trên điện thoại là cách bạn có thể tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Bạn có thể thiết lập đường dây trực tiếp hoặc tiện ích mở rộng trong giao diện quản trị. Thiết lập kế hoạch quay số để lập bản đồ luồng cuộc gọi. 

Tiếp theo, bạn có thể thêm lịch để chuẩn bị các cài đặt ngôn ngữ khác nhau cho giờ mở cửa và đóng cửa hoặc các tin nhắn đặc biệt trong kỳ nghỉ.

Kiểm tra đường dây của hệ thống VoIP

Việc kiểm tra đường dây để đảm bảo chất lượng cuộc gọi. Các câu hỏi đặt ra như: Chất lượng âm thanh như thế nào? Có bất kỳ vấn đề độ trễ nào không? Nếu cuộc gọi không như ý, bạn có thể cần phải điều chỉnh cài đặt bộ định tuyến của mình để tối ưu hóa cấu hình VoIP.

Dưới đây là một số sự cố về cấu hình Voice IP phổ biến nhất:

• Âm thanh bị giật
• Âm thanh một chiều
• Bỏ cuộc gọi
• Chất lượng cuộc gọi kém

Bạn có thể tránh nhiều sự cố VoIP phổ biến bằng cách đầu tư vào phần cứng VoIP chất lượng, định cấu hình mạng nội bộ chính xác và chọn nhà cung cấp uy tín.

Chất lượng VoIP không chỉ phụ thuộc và phần mềm mà còn bị tác động bởi phần cứng

Cách sử dụng cấu hình Voice IP

Cách sử dụng VoIP khá đơn giản, bao gồm: thực hiện cuộc gọi, trả lời cuộc gọi, tắt âm thanh cuộc gọi và chuyển cuộc gọi. 

Thực hiện cuộc gọi

Nhấc tay cầm điện thoại lên, màn hình sẽ hiển thị biểu tượng Call trong màn hình chờ.

Nhấn nút loa, biểu tượng Speaker sẽ hiện lên

Dial number directly: là quay số, nhấn phím gửi

Nhấn nút redial RD để thực hiện cuộc gọi.

Trả lời cuộc gọi

Bằng cách bắt máy trực tiếp. Hoặc nhấn phím Speaker để nghe loa ngoài.

Tắt âm thanh cuộc gọi

Nhấn mute. Trên màn hình hiển thị biểu tượng mute. Sau đó, có thể nhấn tiếp mute để mở lại âm thanh.

Chuyển cuộc gọi 

Blind transfer: 

Nhấn phím tran để giữ cuộc gọi. Sau đó quay số điện thoại người được chỉ định nhận cuộc gọi. Màn hình hiển thị Transferred. Và nhấn cancel để thoát ra cuộc gọi và kết nối ban đầu sẽ bị ngắt.

Cách sử dụng hệ thống Voice IP

Attended transfer: 

Nhấn phím Tran để giữ cuộc gọi, sau đó, nhập số điện thoại mới và nhấn Ok. Hoặc nhấn phím Send để gọi ra ngoài. Bên thứ ba nhận được cuộc gọi thì nhấn phím tran để chuyển cuộc gọi. 

>> Xem thêm: Giải pháp tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp

Chức năng nâng cao của phần mềm Voice IP

Ngoài các tính năng cơ bản, cấu hình Voice IP còn cung cấp nhiều tính năng nâng cao khác như:

• Quản lý hệ thống điện thoại từ xa thông qua một cổng website.
• Thư thoại sẽ được chuyển đổi thành một email và gửi đi.
• Báo cáo thời gian và băng thông của cuộc gọi,...

Cấu hình Voice IP tiết kiệm chi phí, tăng chất lượng cuộc gọi, thiết lập nhanh hơn và dễ sử dụng. Giải pháp này đặt nền tảng cho giao tiếp đa kênh, khiến nó trở thành thứ bắt buộc phải có vào năm 2022. Vì thế hãy thiết lập tổng đài VoIP ngay hôm nay bằng cách liên hệ với Big LEAD qua theo số điện thoại 0982 442 109.

>> xem thêm: Bảng giá phần mềm CRM Big LEAD