Giải pháp tư vấn viên ảo tốt nhất dành cho doanh nghiệp bán hàng đa kênh

Với sự phát triển của các hình thức mua sắm online, hành vi người tiêu dùng cũng có những thay đổi không nhỏ. Người tiêu dùng hiện nay có nhiều cách tiếp cận các thông tin mua hàng khác nhau, doanh nghiệp nếu không thể ứng biến trước các thay đổi này thì chắc chắn sẽ mất đi lượng khách hàng tiềm năng. Giải pháp tư vấn viên ảo chính là một giải pháp hữu hiệu mà doanh nghiệp cần để giải quyết các vấn đề trên. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin về giải pháp này cũng như cách để doanh nghiệp áp dụng trong thực tế.

Giải pháp tư vấn viên ảo là gì?

Giải pháp tư vấn viên ảo hay còn được gọi là Callbot, là một thuật ngữ không còn xa lạ trong thời đại hiện nay. Sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo AI (Artificial Intelligence), tư vấn viên ảo Callbot có thể thực hiện nhiều hoạt động, chức năng tự động tiêu biểu là giao tiếp với khách hàng theo kịch bản có sẵn. Khách hàng cũng có thể tương tác với Callbot để thu thập các thông tin cần thiết hoặc đưa ra các yêu cầu khác cho Callbot thực hiện.

Có thể hiểu đơn giản giải pháp tư vấn viên ảo là một nhân viên trực tổng đài có khả năng thực hiện các cuộc gọi với khách hàng một cách tự động theo những gì được lập trình sẵn. Callbot là một tính năng của tổng đài ảo VoIP, loại hình tổng đài được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Khác với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo VoIP được xây dựng trên công nghệ điện toán đám mây, thông qua đường truyền Internet để truyền dữ liệu.

Giải pháp tư vấn viên ảo Callbot được phát triển trên công nghệ trí tuệ nhân tạo AI hiện đại

Chính vì thế, tư vấn viên ảo Callbot cũng có thể hoạt động mượt mà chỉ với Internet mà không cần lắp đặt các dây truyền, bộ chuyển đổi phức tạp. Callbot cũng tích hợp nhiều công nghệ, tính năng hiện đại như:

• Voice Activity Detection (VAD): Công nghệ nhận diện giọng nói
• Auto Speech Recognition (ASR): nhận dạng tiếng nói tự động
• Text To Speech (TTS): Công nghệ chuyển đổi văn bản sang lời nói
• Natural Language Processing (NLP): giúp Callbot có giọng nói tự nhiên như người thật
• Phone Gateway (PG): Công nghệ chuyển đổi qua lại tín hiệu analog của điện thoại sang tín hiệu IP của tổng đài ảo
• Phân hệ CMS quản lý Callbot: Giúp tra cứu thông tin Callbot

Callbot cung cấp nhiều tính năng giúp thực hiện công việc của một tổng đài viên như một con người

Vì sao doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp tư vấn viên ảo?

Tư vấn viên ảo là công nghệ hiện đại giúp tự động hóa nhiều công việc của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, đơn giản hơn. Đây cũng là giải pháp vô cùng cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp bán hàng đa kênh. Giải pháp tư vấn viên ảo sẽ giúp giải quyết các vấn đề và khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải đối với hệ thống tổng đài truyền thống như:

• Quá nhiều cuộc gọi so với lượng nhân viên trực tổng đài
• Cuộc gọi bị gián đoạn, đường truyền không ổn định
• Khó khăn trong việc tra cứu thông tin khách hàng gọi đến 
• Không thể nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc dẫn đến máy bận và có những khách hàng không được giải quyết vấn đề
• Quản lý nhân viên tư vấn và phân chia cuộc gọi rắc rối

Một vài vấn đề trên cũng đủ để khiến cho hiệu quả chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp giảm sút. Chính vì thế, các lợi ích, ưu điểm dưới đây mà doanh nghiệp được nhận khi áp dụng giải pháp tư vấn viên ảo vào hoạt động kinh doanh của mình sẽ vô cùng cần thiết.

Doanh nghiệp thường gặp nhiều khó khăn trong quá trình chăm sóc khách hàng qua điện thoại, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có lượng khách hàng lớn

Tiết kiệm chi phí kinh doanh

Khi sử dụng giải pháp tư vấn viên ảo, doanh nghiệp có thể tiết kiệm phần lớn chi phí phí kinh doanh của mình qua việc giảm thiểu chi phí thuê nhân viên trực tổng đài. Callbot có thể hoàn thành các công việc đơn giản, các cuộc gọi cơ bản tự động mà không cần đến sự can thiệp của nhân viên. Một Callbot có thể thực hiện công việc tương ứng với 2-3 nhân viên trực tổng đài cùng một lúc mà không hề tốn kém nhiều chi phí. Ít nhân viên hơn cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bỏ ra ít chi phí cho cơ sở vật chất, thuê văn phòng.

Bên cạnh đó, vì hoạt động trên nền tảng đám mây, doanh nghiệp sẽ không cần tốn nhiều chi phí để đầu tư các trang thiết bị tổng đài cồng kềnh, tốn kém mà chỉ cần chi trả phí mạng Internet. Đặc biệt, vì hoạt động trên hệ thống tổng đài ảo VoIP nên cước phí cho mỗi cuộc gọi cũng được giảm thiểu đáng kể.

Tư vấn viên ảo có thể thay thế nhiều nhân viên giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thuê nhân lực

Hoạt động không giới hạn

Nếu nhân viên trực tổng đài chỉ có thể làm việc trong một thời gian nhất định thì giải pháp tư vấn viên ảo Callbot có thể thực hiện công việc mọi lúc, mọi nơi, không giới hạn thời gian làm việc. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể chăm sóc khách hàng 24/7, bất cứ khi nào khách hàng cần.

Nếu mỗi nhân viên chỉ có thể trả lời một cuộc hội thoại trong một thời gian thì Callbot có thể cùng lúc trả lời các cuộc gọi thoại khác nhau mà vẫn đảm bảo sự chính xác. Sự hiệu quả và năng suất trong công việc cũng sẽ được đảm bảo liên tục mà không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan từ bên ngoài hay yếu tố chủ quan như cảm xúc của con người.

Tư vấn viên ảo không bị hạn chế bởi các yếu tố như thời gian hay cảm xúc như con người

Không chỉ trả lời cuộc gọi của khách hàng theo kịch bản được lên sẵn, Callbot còn có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ công việc khác phức tạp hơn dù chưa được lập trình. Có được điều này là bởi công nghệ trí tuệ nhân tạo được sử dụng giúp Callbot có khả năng tư duy và tiếp thu, phát triển trí thông minh ngày càng tốt hơn.

Tối ưu hiệu quả vận hành

Với giải pháp tư vấn viên ảo, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa tốt nhất hiệu quả và năng suất  công việc. Chăm sóc khách hàng, quản lý thông tin, marketing sản phẩm,... sẽ có hiệu quả hơn, dễ dàng và đơn giản hơn cho cả doanh nghiệp và nhân viên tư vấn. 

Số lượng cuộc gọi nhận được tăng hơn 90% với tỷ lệ cuộc gọi thành công gần như tối đa. Chất lượng cuộc gọi cũng ổn định và đảm bảo hơn cả. Thông tin khách hàng thu thập được qua Callbot chính xác và thuận tiện để doanh nghiệp có thể quản lý, theo dõi.

Giải pháp tư vấn viên ảo góp phần tối ưu hiệu quả và năng suất công việc

Các bước để thiết lập tư vấn viên ảo

So với tổng đài truyền thống, lắp đặt và sử dụng tổng đài ảo VoIP đơn giản hơn rất nhiều. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện các bước dưới đây là có thể thiết lập và sử dụng tư vấn viên ảo vào trong hoạt động kinh doanh bán hàng của mình.

• Bước 1: Chọn đơn vị cung cấp giải pháp tư vấn viên ảo uy tín, chất lượng. Hiện nay tại Việt Nam có nhiều đơn vị, bên thứ ba chuyên cung cấp dịch vụ Callbot dành riêng cho doanh nghiệp. Lựa chọn một đơn vị cung cấp chất lượng là bước đầu vô cùng quan trọng.
• Bước 2: Chọn cước phí dịch vụ phù hợp với quy mô doanh nghiệp. Có rất nhiều gói dịch vụ tư vấn viên ảo khác nhau với mức phí khác nhau, chi phí càng cao thì Callbot sẽ càng có nhiều tính năng hiện đại. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc và lựa chọn Callbot với cước phí phù hợp so với doanh thu của mình để đạt hiệu quả tối ưu.
• Bước 3: Chọn đầu số cố định để khách hàng gọi đến hoặc gọi đi. Không như tổng đài truyền thống, doanh nghiệp sẽ chỉ cần lựa chọn một số hotline duy nhất là đã có thể nhận và gọi đến nhiều đầu số điện thoại khác nhau.
• Bước 4: Thiết kế kịch bản trả lời điện thoại cho Callbot và phân chia cuộc gọi, nhiệm vụ đến các bộ phận phù hợp để quản lý tốt nhất.
• Bước 5: Kích hoạt số điện thoại, dịch vụ và sử dụng theo hướng dẫn.

Các đơn vị cung cấp giải pháp tư vấn viên ảo sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thực hiện các bước trên cho đến khi đi vào sử dụng. Chính vì thế, doanh nghiệp sẽ không gặp nhiều khó khăn mà chỉ phải lên kịch bản trả lời theo mong muốn.

Thiết lập tư vấn viên ảo đơn giản hơn rất nhiều nhờ sự trợ giúp của các đơn vị, bên thứ ba chuyên cung cấp giải pháp này

Đơn vị cung cấp giải pháp tư vấn viên ảo hàng đầu Việt Nam?

Với rất nhiều đơn vị cung cấp giải pháp tư vấn viên ảo trên thị trường hiện nay, doanh nghiệp chắc chắn sẽ gặp khó khăn trong việc xem xét lựa chọn. Để giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong công đoạn này, chúng tôi sẽ giới thiệu tư vấn viên ảo Callbot chất lượng  hàng đầu đến từ Biglead. 

Biglead là công ty chuyên cung cấp các giải pháp nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng, quản lý thông tin bán hàng trên nhiều nền tảng, nhiều kênh khác nhau. Tư vấn viên ảo Callbot cũng là một sản phẩm trong số đó. 

Khi sử dụng Callbot do Biglead cung cấp, doanh nghiệp có thể thực hiện các cuộc gọi tự động và nhiều công việc như:

• Thông tin đến khách hàng về sản phẩm mới, tư vấn và chăm sóc khách hàng tự động, 24/7 với giọng nói tự nhiên
• Hỗ trợ gọi thoại với khách hàng qua nhiều app khác nhau, nhiều nền tảng khác nhau để tạo sự tiện lợi nhất
• Dễ dàng mở rộng mạng lưới cuộc gọi, nâng cấp hệ thống hiện đại với quy mô lớn hơn để có thể đáp ứng nếu số lượng cuộc gọi tăng lên
• Kết nối với nhiều phần mềm, hệ thống khác như hệ thống chăm sóc khách hàng CRM, ERP, CMS nhờ cổng API
• Báo cáo, phân tích hành vi, cảm xúc khách hàng tự động ngay trong cuộc gọi

Trên đây là một ưu điểm mà Callbot của Biglead sẽ mang đến cho người sử dụng. Với mức chi phí hợp lý và nhiều mức phí khác nhau cho doanh nghiệp lựa chọn, giải pháp tư vấn viên ảo của Biglead sẽ là công cụ đắc lực cho quá trình bán hàng và chăm sóc khách hàng qua tổng đài.

Biglead cung cấp giải pháp tư vấn viên ảo với nhiều ưu điểm và tính năng hiện đại cùng mức phí sử dụng đa dạng, đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp

Bài viết hôm nay, chúng tôi đã cung cấp đầy đủ các thông tin quan trọng về giải pháp tư vấn viên ảo và sự cần thiết của giải pháp này đối với mỗi doanh nghiệp, người bán hàng. Đây là một giải pháp vô cùng hữu ích mà doanh nghiệp cần triển khai để gia tăng hiệu quả chăm sóc khách hàng cũng như gia tăng lợi nhuận kinh doanh của mình.

Thu Trang - Biglead