Các Bước Quản Lý Đơn Hàng Shopee Bạn Nên Nắm Rõ

Cách quản lý đơn hàng Shopee không phải là điều dễ dàng, đặc biệt đối với những shop kinh doanh có nhiều đơn hàng phát sinh cùng một lúc. Lúc này, chủ shop cần phải lập kế hoạch quản lý đơn hiệu quả và có hệ thống để tránh tình trạng thiếu sót hay mất khách.  

Trong bài viết dưới đây, Biglead sẽ giải đáp tất tần tật về quy trình xử lý đơn hàng Shopee mà bất cứ ai muốn kinh doanh đều cần phải nắm rõ. Hãy cùng theo dõi nhé! 

Hướng dẫn quản lý đơn hàng Shopee cực hiệu quả 2023

Tại sao cần phải quản lý đơn hàng Shopee?

Shopee được biết đến là một sàn thương mại điện tử cho phép người dùng có thể đăng tải, mua bán sản phẩm. Đây là một thị trường đầy tiềm năng cho những ai có “máu” kinh doanh hoặc đang ấp ủ ý định khởi nghiệp bằng bán hàng online. 

Bên cạnh việc theo dõi gian hàng, quản lý đơn hàng Shopee cũng là điều mà chủ shop phải cực kỳ quan tâm. Bởi lẽ, quản lý tốt các đơn hàng sẽ giúp sản phẩm của bạn được nhiều người biết đến. Nó sẽ hạn chế được việc thiếu sót đơn hàng dẫn đến mất khách. 

Việc quản lý tốt đơn hàng đem lại nhiều hiệu quả trong kinh doanh

Ngoài ra, kiểm soát tốt đơn hàng tạo điều kiện cho việc quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn. Trong trường hợp chủ shop kết hợp bán hàng trên nhiều nền tảng khác nhau thì việc quản lý đơn hàng ở Shopee sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

Quy trình quản lý đơn hàng Shopee diễn ra như thế nào?

Nắm rõ quy trình quản lý đơn hàng Shopee sẽ giúp người kinh doanh online thực hiện các thao tác nhanh hơn. Cụ thể, các bước xử lý đơn hàng trên Shopee diễn ra như sau:

Bước 1: Xác nhận đơn hàng

Xác nhận đơn hàng bằng cách kiểm tra mặt hàng và phương thức thanh toán xem đã hợp lệ hay chưa. Thao tác này có thể thực hiện thông qua phần mềm quản lý hoặc tự nhân viên gọi xác nhận.

Thao tác xác nhận đơn hàng Shopee

Bước 2: Chuẩn bị hàng

Có 2 cách để Shop có thể chuẩn bị đơn hàng

Cách 1: Chuẩn bị từng đơn hàng

Bạn hãy vào bảng phụ Chuẩn bị hàng và nhấn vào nút Chuẩn bị hàng cho đơn hàng mà khách đã đặt cần đợi xử lý.

Chuẩn bị từng đơn hàng

Cách 2: Chuẩn bị đơn hàng loạt cho nhiều shop cùng lúc

Tại bảng chính chờ lấy hàng, bạn hãy click vào nút chuẩn bị đơn hàng loạt cho những đơn hàng mà khách đã xác nhận.

Chuẩn bị đơn hàng loạt

Hãy chú ý rằng ở mục này, bạn có thể chọn các đơn vị vận chuyển, các trạng thái để chuẩn bị đơn. Những đơn đang hoàn tất thao tác đang Chuẩn bị hàng sẽ chuyển đến Đang đóng gói. Điều này giúp Shop phân biệt được tình trạng hàng hóa đã được thực hiện đến đâu.

Bước 3: Đóng gói đơn hàng

Sau khi tiếp nhận đơn hàng, nhân viên sẽ tiến hành lấy sản phẩm từ kho và đóng gói. Phiếu gửi hàng sẽ được in ra và dán lên kiện hàng. 

Đồng thời, Shop cần chuyển trạng thái trên nhà bán Shopee theo một trong 2 cách sau:

Cách 1: Xử lý đóng gói từng đơn

Ở bảng phụ Đang đóng gói trong mục Chờ xử lý. Shop nhấn vào nút Hoàn tất đóng gói. Sau đó điền số lượng hàng đóng gói thực tế và ấn Xác nhận để xác nhận những đơn đã đóng gói xong.

Cách 2: Xử lý đóng gói hàng loạt

Cũng tại bảng phụ Đang đóng gói ở mục Chờ xử lý. Người bán tích chọn những đơn đã đóng gói xong và chọn Đóng gói hàng loạt. Sau đó điền số lượng hàng đóng trên thực tế và bấm Xác nhận những đơn đã đóng gói xong.

Bước 4: Chờ đơn vị vận chuyển đến lấy hàng

Đóng gói kiện hàng xong xuôi là lúc người Bán chờ đơn vị vận chuyển đến lấy hoặc đem kiện hàng ra bưu cục. Trạng thái đơn hàng sẽ được hệ thống quản lý của Shopee cập nhật thành “Đang Giao” sau khi bưu cục xác nhận. 

Đồng thời, số lượng tồn kho sẽ được trừ cho những sản phẩm có trong đơn hàng. Và doanh thu cũng như giá vốn sẽ được cập nhật khi ở trạng thái này.

In thông tin đơn vị vận chuyển

Bước 5: Đã giao

Sau khi đơn vị vận chuyển sản phẩm và giao hàng cho người mua. Người mua sẽ xác nhận đã nhận được hàng. Shop có thể xem được các đơn đã giao thành công tại bảng đã giao. Khi ở trạng thái này, những khoản chi phí và doanh thu của Shop sẽ được Shopee xác nhận và cập nhật trong báo cáo.

Bước 6: Xử lý các bước sau khi bán hàng

Công đoạn cuối trong quy trình này đó chính là xử lý các bước sau khi bán hàng. Người bán sẽ tiến hành liên hệ với khách hàng để thu thập đánh giá về sự hài lòng đối với sản phẩm. Ngoài ra, công tác giải quyết việc trả hàng hay hoàn tiền cũng được thực hiện nếu khách hàng không hài lòng. 

Ta có thể thấy, nhờ có quy trình quản lý đơn hàng Shopee mà chủ shop có thể dễ dàng theo dõi. Người bán có thể cập nhật liên tục tình trạng đơn hàng cho đến khi khách hàng nhận được.

Xử lý đơn hủy

Đối với việc xử lý các đơn hàng hủy, đơn hàng của Shop sẽ bị hủy khi:

• Người bán không xác nhận đơn đúng hạn
• Người bạn đã xác nhận đơn hàng nhưng lại không giao cho đơn vị vận chuyển
• Người mua trực tiếp hủy đơn hàng

Trong trường hợp người mua hủy đơn hàng, shop sẽ có thể chọn xác nhận hoặc không xác nhận bằng cách:

• Vào bảng phụ Chờ phản hồi trong Đơn hủy. Chọn Xem thêm và nhấn Đồng ý hoặc Từ chối yêu cầu hủy đơn
• Nếu shop chấp nhận, đơn hàng sẽ chuyển sang bảng phụ Đã hủy
• Nếu shop từ chối, đơn hàng sẽ chuyển sang bảng phụ Đã đóng gói và bảng Chờ lấy hàng

Xử lý đơn hủy trên Shopee

Xử lý đơn hàng hết hàng

Sẽ có trường hợp đơn hàng rơi vào trạng thái hết hàng khi:

• SKU sản phẩm chưa được thiết lập tồn kho
• Tồn kho của sản phẩm tại kênh quản lý shop = 0

Để giải quyết tình trạng này, shop chọn tính năng Đơn nhập hàng hoặc Điều chỉnh tồn kho để có thể thay đổi số lượng sản phẩm. Khi số lượng tồn trong kho đã được cài đặt, đơn hàng sẽ tự động chuyển về trạng thái Chuẩn bị hàng.

Xem thêm: 

• Hướng dẫn từ A đến Z - bán hàng trên shopee như thế nào?
• Cách chăm sóc khách hàng trên Shopee tạo nghìn đơn

Có nên dùng phần mềm bán hàng đa kênh trong quản lý đơn hàng Shopee?

Việc dùng những phương pháp thủ công trong công việc xử lý đơn hàng Shopee tuy tiết kiệm chi phí nhưng lại khiến doanh nghiệp của bạn trở nên “tụt hậu”. Bởi lẽ, những cửa hàng khác luôn cố gắng áp dụng công nghệ vào việc bán hàng để đẩy nhanh tiến độ và giảm thiểu chi phí nhân công. 

Hiện nay, giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản lý đơn hàng Shopee đó chính là sử dụng phần mềm bán hàng đa kênh. Cùng tìm hiểu những ưu, nhược điểm của phần mềm quản lý đơn hàng Shopee ngay dưới đây nhé!

Bán hàng đa kênh là gì?

Bán hàng đa kênh là phương thức tiếp cận để đem đến khách hàng những trải nghiệm mua sắm trực tuyến trên đa dạng các nền tảng. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ thu hút được nhiều lượt truy cập và quảng bá sản phẩm hiệu quả hơn.

Ưu điểm của phần mềm bán hàng đa kênh

Không thể phủ nhận những ưu điểm mà phần mềm quản lý bán hàng đa sàn đem lại cho doanh nghiệp. Một trong số đó có thể kể đến như sau:

• Chi phí sử dụng phải chăng nên phù hợp với cả những doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Áp dụng công nghệ điện toán đám mây giúp dễ dàng truy cập.
• Đem lại những hiệu quả đa năng cho doanh nghiệp như: Quản lý đơn hàng Shopee, tính lương, kiểm soát hàng tồn kho,...

Phần mềm bán hàng đa kênh tích hợp nhiều tính năng vượt trội

• Luôn cập nhật liên tục theo xu thế của thị trường.
• Phần mềm bán hàng đa kênh giúp doanh nghiệp tích hợp thông tin từ nhiều nền tảng khác nhau.

Và bên cạnh đó là rất nhiều ưu điểm khác mà doanh nghiệp có thể trải nghiệm trong quá trình sử dụng.

Nhược điểm khi dùng phần mềm quản lý bán hàng đa sàn

Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm nhưng phần mềm bán hàng đa kênh khi sử dụng vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:

• Rủi ro bảo mật khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm không uy tín.
• Phải phụ thuộc nhiều vào chuyên viên tư vấn khi phần mềm xảy ra trục trặc trong quản lý đơn hàng Shopee. Điều này có thể dẫn đến tình trạng chuyên viên thiếu trung thực đối với dữ liệu của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, những hạn chế này đều sẽ có thể giải quyết nếu doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn phần mềm bởi nhà cung cấp đáng tin cậy.

Đâu là phần mềm quản lý bán hàng online tốt nhất hiện nay?

Để thuận tiện trong việc quản lý đơn hàng Shopee, phần mềm quản lý bán hàng online hiện đang được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn dữ liệu, doanh nghiệp nên lựa chọn những phần mềm uy tín, chất lượng. Vậy, đâu là phần mềm quản lý bán hàng online tốt nhất hiện nay? 

Tham khảo bảng giá phần mềm Biglead chi tiết

Đến với phần mềm chăm sóc khách hàng đa kênh Biglead, bạn hoàn toàn có thể trải nghiệm những tính năng quản lý đơn hàng cực kỳ hiệu quả. Phần mềm chuyên cung cấp những công cụ đa chức năng thuận tiện trong việc bán hàng online. Một vài tính năng nổi bật của phần mềm này là:

• Theo dõi. quản lý đơn hàng Shopee theo thời gian thực: Cập nhật tình trạng đơn hàng một cách chính xác.

Hỗ trợ quản lý đơn hàng online hiệu quả

• Quản lý tập trung comment, inbox từ Facebook, Instagram, Zalo: Tránh tình trạng bỏ sót đơn hàng khi sử dụng đa nền tảng, đặc biệt là khi quảng cáo bán hàng trên Facebook.
• Tự động trả lời/ ẩn bình luận: Hạn chế tình trạng bỏ lỡ đơn hàng.

Biglead cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ cho việc bán hàng online

• Theo dõi hiệu quả quảng cáo online: Theo dõi tiến độ hiệu quả của chiến dịch quảng cáo, từ đó giúp doanh nghiệp có kế hoạch quảng cáo cũng như đầu tư chi phí phù hợp.
• Tích hợp công cụ re - marketing: Đề xuất lại một sản phẩm nào đó mà khách hàng đã bỏ lỡ. Điều này giúp gia tăng việc tiếp cận khách hàng và khả năng chốt sale.
• Quản lý doanh thu Shopee: Giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt rõ sự hiệu quả của chiến dịch quảng cáo. Đặc biệt, chi phí Ads bỏ ra cho từng đơn hàng, từng chiến dịch là bao nhiêu cũng được tính toán rõ ràng.

Xem thêm: Phần mềm chăm sóc khách hàng Shopee - Giải pháp kinh doanh online số 1

Trên đây là những chia sẻ về quản lý đơn hàng Shopee cũng như đánh giá hiệu quả việc sử dụng phần mềm bán hàng đa kênh trong doanh nghiệp. Bất cứ khi nào có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online Biglead, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo Hotline 0982.442.109 để được tư vấn chi tiết nhất nhé!